6,5-urige werkdag: minder uren werken en toch meer doen!
Minder uren werken en toch hetzelfde of meer gedaan krijgen klinkt onlogisch. En toch blijkt uit experimenten dat een kortere werkdag zorgt voor meer productiviteit, met gelukkigere werknemers en minder ziekteverzuim. Als je dan als organisatie wilt excelleren in de dienstverlening naar je klanten toe, door binnen de organisatie te zorgen dat alles in één keer goed gaat, op tijd is en tegen een uitstekende prijs wordt geleverd, dan klinkt de verkorte werkdag als een goed instrument voor operational excellence.
"Met procesverbeteringsmethodes proberen we verspillingen te reduceren en maximale waarde voor onze klant te creëren."
Het efficiënter maken van het productieproces – en vooral het verkorten van de doorlooptijden van orders - is bij Comfoor een prioriteit. Niet alleen om onze klanten beter te kunnen bedienen, maar ook om onze medewerkers een zo goed mogelijke werkomgeving te bieden. Door procesverbeteringsmethodes in te zetten proberen we verspillingen zoveel mogelijk te reduceren en maximale waarde voor onze klant te creëren. We werken dus aan constante en toenemende verbeteringen van product en proces, terwijl we overbodige activiteiten elimineren, vereenvoudigen, verminderen of integreren.
Production smoothing voor productie efficiëntie
Bij Pluggerz hebben we te maken met fluctuatie in de vraag naar onze otoplastieken door piekperiodes. Deze piekdruktes zorgen voor ongelijkheden in het productieproces. Om onze productie efficiëntie te verbeteren is het gladstrijken van het productieproces dus noodzakelijk. Met de inzet van production smoothing technieken (of Heijunca)kunnen we de onregelmatigheden in de vraag beter opvangen. Vermindering van de uren in een werkdag voor productiemedewerkers is zo’n techniek die we daarvoor hebben ingezet; van een 8-urige naar een 6,5-urige werkdag.
“Een verkorte werkdag zorgt ervoor dat mensen beter focussen, meer energie hebben en meer loyaliteit voelen richting hun werkgever.”
De voordelen van een verkorte werkdag
De verkorte werkdag krijgt de laatste jaren veel aandacht, vooral in Scandinavië, maar is zeker niet nieuw. Toyota, grondlegger van het lean manufacturing concept, voerde een 6-urige werkdag al in 2003 in. Uit onderzoeken en experimenten blijkt dat werknemers door efficiënter te werken in 6 uur net zo veel werk kunnen verzetten als in 8 uur. Een kortere werkdag zorgt ervoor dat mensen beter focussen, wat hen productiever maakt. Ze houden meer energie over, waardoor er een betere balans ontstaat tussen werk en privé en de tevredenheid over het werk toeneemt. Bovendien voelen medewerkers die meer vrije tijd hebben om met hun familie en geliefden door te brengen, meer loyaliteit naar hun werkgever en zijn er aanwijzingen dat een kortere werkdag bijdraagt aan het terugdringen van ziekteverzuim.
De realisatie van een 6,5-urige werkdag bij Pluggerz
Drie jaar geleden zijn we daarom gestart met de uitwerking van de verkorte werkdag bij Pluggerz. Om een duurzame en effectieve verandering door te voeren hebben we gekozen voor een bottom-up aanpak. We hebben een werkgroep opgezet met productiemedewerkers en leidinggevenden, die zelf hun inbreng en richting konden geven aan de verandering. Deze aanpak zorgde ervoor dat de betrokkenheid bij onze medewerkers voor het werktijdenproject optimaal was en creëerde een breed draagvlak binnen de organisatie. Door structurele feedback te vragen aan de medewerkers en regelmatig te overleggen met het managementteam heeft de werkgroep goed naar de wensen van zowel de medewerkers als de werkgever geluisterd en die wensen zo goed mogelijk verwerkt in het voorstel voor de nieuwe werktijden. Daarnaast was de werkgroep ook verantwoordelijk voor terugkoppeling naar de rest van de organisatie. Bij elk veranderingstraject hoort weerstand en ook ons werktijdenproject liep tegen verschillende bezwaren aan. Bij het zoeken naar oplossingen kwam veel creativiteit kijken, wat uiteindelijk heeft gezorgd voor mooie onderhandelingen en compromissen, waar de meeste medewerkers heel tevreden over zijn, over zaken als de start en eindtijden of de compensatieregeling.
Het behartigen van zowel de belangen van het bedrijf als van je collega’s is geen gemakkelijke opdracht en bracht de werkgroep soms in een lastige positie. Ondanks al die uitdagingen hebben ze geweldig werk verricht, waar we als organisatie enorm trots op zijn! De werkgroep kwam uiteindelijk tot de conclusie dat een 6,5-urige werkdag het meeste voordeel voor de het productieproces zou opleveren. Met de nieuwe werktijden krijgen werknemers nog steeds voor een volle werkdag betaald, terwijl ze 6,5 uur per dag werken. Ter compensatie werken alle productiemedewerkers een vast aantal zaterdagen per jaar om grote vraag in de piekperiodes op te kunnen vangen.
Overgang naar nieuwe werktijden
Het uitbreken van Corona verschafte ons op 1 april 2020 verrassend genoeg het perfecte overgangsmoment voor de invoering van de nieuwe werktijden. Door de COVID-maatregelen hadden we binnen de organisatie al andere tijden ingevoerd en de werkdruk was relatief laag.
Om de medewerkers te laten wennen aan de nieuwe situatie is een overgangsperiode van twee jaar voor de gehele productieafdeling ingesteld. De weinige medewerkers die niet mee kunnen of willen met de nieuwe werktijden zijn op andere posities in de organisatie ingezet, zodat het productieproces niet verstoord wordt.
“Het blijkt dus te kunnen, in minder uren werken dezelfde hoeveelheid werk verzetten met tevreden, gezondere en betrokken werknemers!”
Resultaat
Een jaar na invoering van de verkorte werkdag kunnen we al concluderen dat we op de goede weg zijn om onze doelstellingen te behalen. Het productieproces verloopt efficiënter en de doorlooptijden van orders is aanzienlijk verkort. Uit een interne evaluatie komt naar voren dat medewerkers minder stress hebben, meer tijd hebben voor hun privéleven en beter weten waar ze aan toe zijn, omdat ze vaste diensten draaien en overwerken niet meer nodig is. Ook het ziekteverzuim laat een positieve ontwikkeling zien, vooral in de balans tussen psychische en fysieke klachten. Voorheen waren de klachten vaker gerelateerd aan stress en vermoeidheid, terwijl ze nu vooral lichamelijk zijn.
Het blijkt dus te kunnen, in minder uren werken dezelfde hoeveelheid werk verzetten. Met als resultaat tevreden, gezondere en betrokken werknemers!