Veranderingen in het productieproces in een innoverende onderneming
Veranderingen in de wereld volgen elkaar steeds sneller op. Die ontwikkelingen bieden kansen voor een onderneming, maar het is dan wel zaak om te blijven innoveren. Innoveren door het toepassen van nieuwe technologieën, het ontwikkelen van nieuwe producten, maar ook innoveren in werkprocessen. De innovatienoodzaak speelt over alle afdelingen in een bedrijf en het vermogen om voortdurend te innoveren is een kritieke succesfactor om als onderneming te slagen en voor een marktleider om voorop te blijven lopen. Tegelijkertijd is het belangrijk dat je als bedrijf dicht bij je kernwaardes blijft, jezelf blijft. Innoveren en tegelijkertijd je identiteit behouden dus. Hoe pak je dat nu aan in het productieproces en wat levert het uiteindelijk op?
Doelen
Elke organisatie is gebaat bij het stroomlijnen en flexibiliseren van het productieproces. Het sneller oplossen van bottlenecks in het productieproces, het verkorten van levertijden en ontwikkelen van nieuwe producten en oplossingen voor klanten. Daarvoor moet de productie leidend worden. Om dat te bereiken zijn de medewerkers op de productieafdeling een belangrijke sleutel. Misschien wel de meest belangrijke. Tevreden en betrokken medewerkers zijn productiever en waardevoller voor de organisatie. Maar hoe zorg je daar nu voor?
Organisatiemodel
Om te beginnen met aanpassingen van het organisatiemodel. Onderzoek wijst uit dat werknemers productiever zijn wanneer ze meer direct betrokken zijn bij besluitvormingsprocessen. Een organisatie met weinig managementlagen tussen de werknemers en de managers kan daaraan bijdragen. Wanneer het personeel op de werkvloer meer verantwoordelijkheid krijgt en de tussenlaag zich meer coachend opstelt, dan bereiken commentaar en terugkoppeling al het personeel dat bij een besluit betrokken is veel sneller. Hiermee wordt de efficiëntie van het productieproces vergroot. Een plat of horizontaal organisatiemodel stimuleert dus de betrokkenheid van de werknemers.
Zelfredzaamheid
Zelfredzaamheid is in het kort het vermogen van mensen om zichzelf te redden, met zo min mogelijk ondersteuning en het vermogen om efficiënt en effectief om te gaan met veranderende omstandigheden. Teamleden die zelfredzaam zijn en zelfstandig hun taken en verantwoordelijkheden oppakken, maken het team sterk en zorgen ervoor dat ze nauwelijks aansturing nodig hebben. Door de zelfredzaamheid bij productiemedewerkers in een organisatie te vergroten, ontstaat er meer verantwoordelijkheidsgevoel en handelen ze daar ook naar. Ze zijn gemotiveerd om hun taken en verantwoordelijkheden uit te voeren en hebben een hoog zelf-oplossend vermogen. Ook zijn ze in staat om onderling afspraken te maken, kunnen positief kritisch naar zichzelf kijken en staan open voor verandering of verbetering. Het voordeel van zelfredzame medewerkers is dat leidinggevenden zich kunnen focussen op de lange termijn, de missie en de visie. De operationele gang van zaken kun je immers aan je teamleden overlaten. Het team functioneert ook beter, omdat het zelfcorrigerend is. Leidinggevenden kunnen taken gemakkelijker delegeren en loslaten, omdat er een wederzijds vertrouwen is dat taken goed worden uitgevoerd. Dat alles bij elkaar vergroot de intrinsieke motivatie bij de medewerkers. Er is het meer passie, plezier, voldoening, arbeidsvreugde en zelfvertrouwen.
Zelfsturing
Een ander belangrijk element bij het vernieuwen van het productieproces is vertrouwen in het vermogen tot zelfsturing en investering in zelfredzaamheid bij medewerkers en managers. Als managers vertrouwen op het vermogen tot zelfsturing van medewerkers kunnen ze het dirigeren en controleren loslaten en overgaan op delegeren en ondersteunen. Als medewerkers vertrouwen op het eigen vermogen tot zelfsturing hoeven zij zich niet meer afhankelijk op te stellen van systemen en managers. Zelfsturing werkt als iedereen er wederzijds op vertrouwt dat het tot leuker en productiever werken leidt.
“Vrijheid, geen vrijblijvendheid!”
Zelfsturing dus, een mooie term die niet altijd even helder is voor iedereen. Er is natuurlijk altijd sturing en richting nodig. Het betekent dus niet dat je kunt doen wat je wilt, maar dat je met elkaar beoordeelt wat nodig is en dat iedereen hieraan - naar eigen kunnen - een bijdrage levert. Het is zaak dat alle betrokkenen alert en kritisch blijven, vragen stellen over het waarom en hoe en vooral innovatief mee blijven denken. Om succesvol te zijn is het nodig dat zelfsturing op alle niveaus wordt doorgevoerd: zelfsturende individuen, zelfsturende teams en zelfsturende organisatie/management. De zelfsturende individuen zorgen voor de verbinding tussen de teams. Zelfsturende managers gaan het gesprek aan met de zelfsturende teams en maken zo de verbinding tussen de ideeën, belangen en behoeften van de medewerkers en de strategie van de onderneming.
Coachend leidinggeven
Een belangrijke voorwaarde bij het ontwikkelen van zelfredzaamheid en zelfsturing binnen de teams is de juiste stijl van leidinggeven. Coachend leiderschap is een essentieel proces bij het delegeren van taken en verantwoordelijkheden, het ontwikkelen van medewerkers en het motiveren van medewerkers. Het doel is uiteindelijk om medewerkers taakvolwassen te maken. Een taakvolwassene medewerker heeft de kennis, het vertrouwen, de ervaring en de motivatie om taken op zich te nemen. De verantwoordelijkheid voor de productie komt zo steeds meer op productieniveau in de organisatie te liggen. Aan de hand van de kennis, de ervaring en de motivatie van de medewerker geeft de coachende leidinggevende veel of weinig ondersteuning en sturing en legt de focus meer op de taak of op de relatie met de medewerker. Het is dus wel belangrijk dat de bekwaamheid en bereidheid van de medewerker juist wordt ingeschat, zodat de juiste vorm van coaching kan worden ingezet.
Ideeën van medewerkers
Ook het serieus luisteren naar de medewerkers in een organisatie draagt bij aan de betrokkenheid van de mensen bij de organisatie. Een innovatieve organisatie met een duidelijke missie en visie, biedt ruimte aan creativiteit bij medewerkers. Door medewerkers uit te dagen om met ideeën te komen, goed te luisteren en alle medewerkers een stem te geven in verbeteringen in het productieproces, het product of nieuwe toepassingen en markten, vergroot je de betrokkenheid. Medewerkers krijgen zo de ruimte om met hun eigen inzichten en ervaring bij te dragen aan het realiseren van de bedrijfsdoelen.
Opleiding
Zelfsturing, zelfredzaamheid en coachend leidinggeven komen niet aanwaaien. Het is belangrijk om door de gehele organisatie heen mensen voortdurend op te leiden om met vernieuwingen om te gaan, nieuwe kennis op te doen en nieuwe vaardigheden aan te leren. Zo neemt de kennis van het gehele proces toe. Dat leidt niet alleen tot zelfsturing, zelfredzaamheid en coachende leidinggevenden, maar ook tot nieuwe verbeterideeën!
Conclusie
Als gezonde, groeiende en innovatieve onderneming is blijven vernieuwen cruciaal. In het productieproces leiden de bovenstaande maatregelen tot meer efficiency - zowel op gebied van de inzet van mensen als van gebruik van materialen - een hogere leverbetrouwbaarheid met lagere voorraden, een verkorting van de levertijden, een betere samenwerking tussen afdelingen en een verhoging van de inzetbaarheid van medewerkers. Het vergroten van de zelfredzaamheid op de werkvloer, het inzetten van zelfsturing, coachende managers en korte lijnen in de organisatie maken gedragsverandering en verbeterprocessen succesvoller. Dat leidt uiteindelijk tot verbetering van de productieafdeling en de organisatie in het algemeen. Zo doen wij dat bij Comfoor. We houden de innovatieve blik op de toekomst gericht en maken steeds een stapje vooruit.